księgowość wspólnoty mieszkaniowej księgowość wspólnot mieszkaniowych księgowość wspólnot mieszkaniowych

Zasady współpracy

Aby nasza współpraca układała się jak najlepiej, strony przed rozpoczęciem świadczenia usługi podpisują precyzyjną umowę określającą czynności i harmonogram prac wykonywanych przez Zleceniobiorcę oraz obowiązki informacyjne Zleceniodawcy. W momencie rozpoczęcia współpracy zostanie określona kwestia protokolarnego przejęcia dokumentacji księgowej od poprzedniej firmy księgującej lub bezpośrednio od Zarządu Wspólnoty.

Ponadto, na samym początku współpracy, są potwierdzane lub ustalane zasady prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów i przychodów w oparciu o konieczną do przyjęcia (lub wcześniej podjętą) uchwałę Wspólnoty. Niezbędne staje się również przekazanie przez Zleceniodawcę kopii obowiązujących uchwał budżetowych z określoną datą ich obowiązywania wraz z podaną ilością oddanych głosów, przyjętych zasad rozliczania mediów oraz obowiązujących funduszy celowych. Po stronie Zleceniodawcy leży również obowiązek przekazania pełnych aktualnych danych dotyczących właścicieli lokali oraz tzw. teczek właścicieli zawierających oświadczenia właścicieli (wg zaproponowanych wzorców), kopii aktów notarialnych i innych istotnych dokumentów.

Wszystkie sporządzane przez nas dokumenty księgowe są przekazywane Zleceniodawcy w formie elektronicznej lub na życzenie w formie papierowej do odbioru w siedzibie Zleceniobiorcy. W terminie 2 tygodni od momentu przekazania niezbędnych danych, zostaną sporządzone indywidualne naliczenia o wysokości opłat wnoszonych przez właścicieli lokali.

Do 10-go każdego miesiąca, odbywać się będą spotkania w siedzibie Zleceniobiorcy z udziałem Zarządu Wspólnoty lub jego przedstawiciela (np. administratora) podsumowujące zakończony miniony miesiąc rozliczeniowy. Przedmiotem spotkań będzie:

  • dostarczenie do specjalisty ds. gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości (zwanego dalej specjalistą ds. gefn) wszystkich oryginałów dokumentów księgowych i dokumentów towarzyszących (w oryginałach lub poświadczonych kopiach – np. uchwał wspólnoty, protokołów wymiany liczników, oświadczeń nowych właścicieli, itp.)
  • potwierdzenia przyjętych dekretacji kosztów, wg. obowiązującego planu gospodarczego i wytycznych Zleceniodawcy,
  • przekazanie przygotowanych (wg. wcześniejszych ustaleń) wezwań do zapłaty do dystrybucji wśród właścicieli lokali,
  • omówienie innych bieżących spraw.

Każde comiesięczne spotkanie będzie się kończyć spisaną przez specjalistę ds. gefn notatką zawierającą wszystkie istotne, poczynione ustalenia.

Do końca każdego miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym zostają przekazane Zleceniodawcy sprawozdania miesięczne.

Do 20-go lutego danego roku sporządzamy rozliczenia mediów indywidualnych właścicieli lokali wraz z notami odsetkowymi. Wykonanie rozliczeń poprzedza – przed końcem okresu rozliczeniowego – przekazanie Zleceniodawcy gotowych do wypełnienia (w formie elektronicznej lub papierowej) formularzy odczytu wszystkich liczników z podanymi ostatnimi kontrolnymi odczytami. Po stronie Zleceniodawcy lub jego przedstawiciela leży obowiązek zwrotnego przekazania wypełnionych formularzy odczytu liczników do 20 dnia po końcu okresu rozliczeniowego. Opóźnienie w tym zakresie, może wpłynąć na przesuniecie się terminu przekazania rozliczeń mediów. Do 10 marca danego roku zostają przekazane roczne sprawozdania finansowe  wg. ustalonych wzorów i wytycznych.